Organisasjon
Alle klubber skal ha en oppdatert og godkjent lov som følger NIFs lovnorm for idrettslag. Nedenfor finner du en rød knapp for mer informasjon og veiledning til lovnormen. Klubber skal bruke lovnrom for idrettslag.
Årsmøtet er idrettslagets høyeste myndighet, og skal avholdes hvert år innen utgangen av mars måned. Årsmøtets oppgaver er nærmere beskrevet i idrettslagets lov. Der fremgår det også hvordan årsmøtet skal innkalles og gjennomføres.
Styret er idrettslagets høyeste myndighet mellom årsmøtene, det vil si at det idrettslaget er ansvarlig for - er styret ansvarlig for. Styret har et felles ansvar, det vil si at ingen har større myndighet enn øvrige styremedlemmer. Møteleders stemmer er dog avgjørende dersom det er stemmelikhet.
Arbeidet til valgkomiteene er undervurdert i de fleste organisasjonsledd. De som velges til disse komiteene har en meget viktig oppgave i norsk idrett. Valgkomiteen skal være valgt på siste årsmøte og rapporterer til og legger frem sitt forslag for årsmøtet. Følgende lover er viktige for valgkomitéen arbeid: Kjønnsfordelingsbestemmelsen følger av NIFs lov § 2-4 og Valgbarhetsbestemmelsene følger av NIFs lov § 2-5, 2-6 og 2-7.
Kontrollutvalget er et årsmøtevalgt organ som har to hovedoppgaver. Det skal dels kontrollere styret og avgi en beretning til årsmøtet, og det skal dels gi uttalelser til forslag som fremmes for årsmøtet. Kontrollutvalget er regulert i NIFs lov § 2-12
Alle idrettslag skal bekrefte og ta i bruk et elektronisk medlemssystem. Alle idrettslag skal etter forskrift vedtatt av Norges Idrettsforbund sitt idrettsstyre fakturere medlemskontingent gjennom idrettens medlemssystem, eller et medlemssystem fra en leverandør med godkjent integrasjonsavtale med NIF. Dette er viktig for å sikre korrekt og løpende medlemsregistrering i norsk idrett.
Klubbøkonomi, regnskap, underslagsforsikring og årsberetning
Alle klubber skal ha rutiner som sikrer at idrettens regnskapsbestemmelser etterleves. Det er også krav om årsberetning og underslagsforsikring.
Samordnet rapportering
Alle idrettslag skal rapportere inn tall til NIF innen 30.04 hvert år. Informasjon om samordnet rapportering vil bli tilsendt alle klubber i god tid før fristen.
Alle idrettslag skal rapportere inn tall via samordnet rapportering til NIF innen 30.04 hvert år for å kvalifisere for MVA kompensasjon og LAM-midler. Formålet med MVA-ordningen er å kompensere de kostnader som frivillige organisasjoner har til merverdiavgift ved kjøp av varer og tjenester. Lokale aktivitetsmidler (LAM) er en tilskuddsordning fra Kulturdepartementet (KUD) spesifikt rettet mot lokale lag og foreninger som driver idrett og fysisk aktivitet for barn og ungdom. Ordningen for LAM-midler varierer mellom kommunene, ta kontakt med idrettsrådet i din kommune for mer informasjon om ordningen og søknadskriterier. Noen kommuner har også andre tilskuddsordninger som man kan søke på, ta kontakt med kommuneadministrasjonen der du bor for mer informasjon.
Strategi og handlingsplan
Det anbefales at klubben utvikler en strategi- og handlingsplan. Det er noe av det viktigste styret i klubben er ansvarlig for. Den bør inneholde både kortsiktige og langsiktige fokusområder i klubbens arbeid. Handlingsplanen er spesifisert i ulike områder og hvem som er ansvarlig for hva. Det mest optimale er om klubben jobber kontinuerlig med målstryring utfra planen og at det gjøres evalueringer og justeringer underveis for å sikre fremdrift.
Det anbefales at klubben utvikler en klubbhåndbok som beskriver hvordan idrettslaget orgasnieres og driftes. Klubbhåndboken finnes lett tilgjengelig for alle medlemmer.
En god arbeidsgiver kan kjennetegnes ved at man følger arbeidslivets spilleregler. Tydelige retningslinjer, rolle- og forventningsavklaringer bidrar også til ordnede forhold. I tillegg er medbestemmelse og involvering av ansatte gode bidrag til et sunt og utviklende arbeidsmiljø. Kontinuerlige oppfølgingssamtaler og tilrettelegging for kompetanseutvikling er også viktige elementer.
NTPF har utviklet en guide til klubbene vedrørende arbeidsgiverrollen.
NTPF har inngått en avtale med idrettsadvokatene Kleven & Kristensen, som gir NTPFs medlemsklubber tilgang til avtaler og standarddokumenter i klubbpakka.
Eksempel på dokumentar og avtaler du finner i klubbpakka er: Maler for ansettelseskontrakter, krav etter idrettens regelverk, idrettslag som arbeidsgiver, permitteringer, varslingsrutiner, refusjonsordninger, GDPR, forsikringer, skatt og avgift.
Klubbpakka inneholder informasjon om mye av det formelle å drive en klubb. I klubbpakka finnes informasjon og dokumenter for blant annet krav etter idrettens regelverk, idrettslag som arbeidsgiver, permitteringer, varslingsrutiner, refusjonsordninger, GDPR, forsikringer, skatt og avgift, varslingsrutiner og HMS veildning
Gå inn på www.klubbpakka.no og bruk passordet: klevenkristense
Stillinginstrukser
NTPF har utviklet forslag på stillingsinstrukser på til de vanligste stillingene i klubber. Stillingsbeskrivelse/stillingsinstruks er et skriftlig dokument som beskriver hvilket ansvar og plikter en stilling har, samt hvilken rapportering som gjelder for stillingen.
NIF har en veileder for hvordan idrettslaget / klubben skal gå frem for å stifte og melde seg inn i Norges idrettsforbund og Norges Tennis- og Padelforbund.