Viktige opplysninger og krav til arrangør av NM i padel

Kontaktpersoner

Som arrangør av et Norgesmesterskap må klubben etablere en turneringskomité bestående av minst arrangementsansvarlig, turneringsleder, baneansvarlig, markedsansvarlig og økonomiansvarlig. Avhengig av klubbens størrelse og kapasitet kan enkelte roller kombineres av samme person, så lenge ansvarsområdene ivaretas på en tilfredsstillende måte.

Arrangementsansvarlig

Den arrangementsansvarlige skal:

• Være kontaktperson mellom arrangørklubb og NTPF

• Lede planleggingen og koordinere alle involverte

• Kalle inn og lede planleggingsmøter

• Fordele oppgaver til medhjelpere

• Følge opp budsjett og økonomi i samarbeid med klubbens styre og økonomiansvarlig

• Sikre at anlegget er i god stand

• Rekruttere og organisere frivillige

• Lage vaktlister og sørge for opplæring

• Legge til rette for publikum og spillere: tribuner, mattilbud og aktiviteter • Booke anlegget for mesterskapet. Husk å sette av tid til forberedelser og opp- og nedrigging

• Bestille premier

• Ha ansvar for premieseremonier

• Utnevne speaker til finaledagen

• Booke fysioterapeut

• Ha tilgjengelig lege på telefon

• Ha oversikt og søke på aktuelle støtteordninger (kommunale/regionale/nasjonale, stiftelser og tilskuddsordninger) i samarbeid med økonomiansvarlig.

Turneringsleder

En turneringsleder under NM i padel har hovedansvaret for gjennomføringen av kampene og turneringsstrukturen. Rollen krever god kjennskap til regelverk, Tournament Planner og evne til å håndtere både planlegging og akutte situasjoner. En turneringsleder skal:

• Opprette og publisere mesterskapet i Tournament Software (TS)

• Bestille baller

• Håndtere henvendelser før og under mesterskapet

• Foreta trekning i samarbeid med NTPF

• Sette opp spilleplan gjennom mesterskapet

• Bemanne sekretariat

• Skaffe og koordinere kvalifiserte dommere og walking umpires

• Sikre at alle involverte kjenner til gjeldende regler og prosedyrer

• Justere spilleplan ved behov (for eksempel ved store forsinkelser)

• Sørge for korrekt og rask oppdatering av resultater i Tournament Software.

Baneansvarlig

En baneansvarlig under NM i padel har ansvar for at alle baner er i optimal stand og klare til bruk gjennom hele arrangementet. En baneansvarlig skal:

• Sikre at banene er i god stand før, under og etter mesterskapet

• Lage plan for daglig vedlikehold og renhold

• Gjennomføre daglig inspeksjon av banene før kampstart

• Koordinere med frivillige for rask klargjøring mellom kamper

• Ha tilstrekkelig med banemannskap (minimum to personer til enhver tid)

Markedsansvarlig

En markedsansvarlig for NM i tennis er ansvarlig for all ekstern og intern kommunikasjon knyttet til mesterskapet. Rollen skal sikre god synlighet, engasjement og profesjonell profilering av arrangementet. En markedsansvarlig skal:

• Ha kommunikasjon med markedsansvarlig i NTPF

• Søke samarbeidspartnere/sponsorer i relevant marked

• Utarbeide og gjennomføre markedsplan

• Se på muligheter for å gjøre en avtale med en samarbeidspartner på stream eller TV

• Produsere og distribuere grafisk materiell

• Koordinere sosiale medier

• Koordinere media

• Sikre synlighet for sponsorer og samarbeidspartnere

• Søke muligheter for barteravtaler på relevante behov rundt arrangementet, for eksempel overnatting, bil, mat og drikke

• Følg opp inngåtte avtaler med sponsorer og samarbeidspartnere før, under og etter mesterskapet

Økonomiansvarlig

En økonomiansvarlig for NM i padel er ansvarlig for økonomisk planlegging, oppfølging og rapportering knyttet til arrangementet. Rollen skal sikre god økonomistyring og dokumentasjon. En økonomiansvarlig skal:

• Ha oversikt over arrangements totale økonomi

• Utarbeide og følge opp budsjett i samarbeid med klubbens styre og arrangementsansvarlig

• Håndtere inntekter og utgifter

• Dokumentere transaksjoner og bilag

• Samarbeide med klubbens regnskapsansvarlige

• Lage økonomisk sluttrapport og bidra til evaluering

• Ha kontroll og søke på aktuelle støtteordninger (kommunale/regionale/nasjonale, stiftelser og tilskuddsordninger) i samarbeid med arrangementsansvarlig

Antrekk

De som jobber under mesterskapet bør ha et felles antrekk, for eksempel en genser eller Tskjorte, slik at de er lett gjenkjennelige for deltakere og publikum.

Sekretariat

Skal alltid være tilgjengelig for å:

• Dele ut baller
• Legge inn resultater
• Svare på deltakernes spørsmål
• Håndtere uenigheter på banen om nødvendig

Bevertning

Konkret plan for bevertning av spillere og tilskuere skal foreligge ved søknad. Matstasjon må tilby mat og drikke egnet for idrettsutøvere og være åpen så lenge kamper pågår.

Fasiliteter og service

Mulighet for stand for NTPF og samarbeidspartnere.

Musikk i hallen mellom kampene.

Offisielt hotell skal utpekes, med forhandlede reduserte rompriser; alternative overnattingssteder skal oppgis dersom prisene er høye.

Garderober skal være tilgjengelige og i god stand under hele mesterskapet.

Scorekeepers og streaming

Scorekeepers skal sørge for live scoring ved stream/livesending.

Kommentatorer og TV

Områder og møbler til kommentatorer og TV-studio skal stilles til disposisjon.